טיפים לבחירת קייטרינג 

טיפים לבחירת חברת קייטרינג
ללי שטוף, מנהלת שיווק, קייטרינג עלי דפנה.

הוא לקח אותך למסעדה הכי טובה (ויקרה...) בארץ, סובב את ראשך עם בקבוק שמפניה שהוא שומר למאורע מגיל 14, כרע על ברכיו, הוציא את הטבעת... ו... מזל טוב! אתם מתחתנים!
עכשיו הגיע הזמן לבחור אתר לאירוע וחברת קייטרינג - ההחלטות הגדולות ביותר בחתונה שלכם וגם החלק המהותי ביותר מבחינת התקציב - אז איך עושים את זה?

• אל תתחילו לפני שאתם ממש מוכנים. מרגע שמתחילים לעסוק בחתונה לא מסיימים עד ליום האירוע. תנו לעצמכם שבוע או חודש להינות מהרעיון שאתם הולכים להיות ביחד לנצח, לבשר להורים, להינות מההתרגשות ומה"ביחד", לפני שנכנסים לתוך ההפקה.

• התחילו בבחירת אתר האירוע, אחרי שסיננתם ונשארתם עם משהו כמו 3 גני אירועים רלוונטיים, אז התחילו לערוך את ההשוואות (אם במחיר ואם בתמורה) בין חברות הקייטרינג השונות.
לרוב בחירת חברת הקייטרינג היא נגזרת של המקום בו תערכו את החתונה (אם באמצעות רשימת מומלצים המגבילה את חברות הקייטרינג לבחירה ואם באמצעות מיקום בארץ, יכולת לערוך הפקת טבע וכו') וחבל לבזבז זמן בהשוואות חברות קייטרינג שלא יהיו רלוונטיות בהמשך
.

• תקציב - חשוב להגדיר בקרב מקבלי ההחלטות (אתם, הורים) כמה מסך התקציב לחתונה יוקצב לטובת חברת הקייטרינג. הדבר חשוב במיוחד היות והחלק הארי של התקציב באירוע לרוב יוקדש למטרה זו. פשוט להוריד מהרשימה חברות שעוברות את התקציב שלכם באופן משמעותי. השאירו מקום בתקציב לבונוסים ולפינוקים מיוחדים שוודאי תרצו להוסיף בהמשך (חטיף מיוחד יקר יותר, כניסה לרחבה עם טראפלס שוקולד, פינת המבורגר מיוחדת שתפתח לאפטר פרטי לאחרוני הרוקדים.... הרעיונות אף פעם לא נגמרים).

• כמות אנשים ?כשאתם מבקשים הצעת מחיר, אל תאמרו לחברת הקייטרינג את כמות האנשים המקסימלית שהגעתם אליה ברשימות האורחים, אלא כמות אנשים שסביר שיגיעו לאירוע (תורידו כ20% מכמות האנשים המקסימלית).
המחיר שלכם מושפע משמעותית מכמות האנשים, על כן אם תרצו להוריד את כמות האנשים בשלב מאוחר אתם עשויים להדרש לתשלום לפי המספר הגבוה שאמרתם (למרות שבפועל אורחים אלה לא יגיעו) או שחברת הקייטרינג תעלה את המחיר למנה.

• כשאתם בודקים את ההצעות השונות שימו לב למרכיבים חשובים בהצעה:
* מפרט הארוחה - שימו לב שהארוחה מתאימה לאורחים שלכם, האם התפריט הוא
מתוחכם מידי או פשוט מידי? האם כמות הפריטים מספיקה? האם הייתם רוצים מנה
מיוחדת או תפריט שונה? צרו קשר עם חברת הקייטרינג לשינויים מבעוד מועד כך
שתגיעו לטעימות יוכלו לכוון לתפריט אותו רציתם.
* בר - האם הקייטרינג נותן גם בר משקאות לאירוע? אם כן, איזה מפרט הוא נותן? בר
תוצרת חוץ? האם כולל את המותגים המתאימים לקהל שלכם? האם תצטרכו להוסיף
משקאות נוספים? האם יאפשרו לכם להביא משקאות נוספים?
במידה והקייטרינג לא מספק בר בדקו מספר הצעות דרך המומלצים או חברות
חיצוניות. שימו לב לנושא הכוסות! לרוב חברות הבר לא מספקות כוסות זכוכית ופתאום
אתם עשויים לגלות שנוספו עוד 6-9 - לאדם לתפריט (עלות כוסות לאירוע ממוצע).
כך גם לנושא היין והקרח - מי מספק אותם חברת הקייטרינג או הבר? וודאו שהדברים
לא נופלים בין הכסאות.
* אספרסו בר - האם הקייטרינג מספק אספרסו בר? אם לא, בדקו חברות חיצוניות,
ושוב - כוסות.
* עיצוב - מה נכלל בתוך העיצוב הסטנדרטי? האם מרכזי שולחן בלבד? אילו עיצובים?
האם המזנונים מעוצבים? האם יש איזשהי חבילת עיצוב מיוחדת לאתר בו אתם
מתכננים את החתונה?
הכי נוח לעמוד מול חברה אחת שמספקת לכם את כל המרכיבים הללו. אז יש לכם אדם אחד איתו אתם צריכים לדבר על הכל ולא צריכים לערוך פגישות על פגישות על מנת לסגור את פרטי האירוע.

• כימיה - חשובה מאד הכימיה שלכם עם נציג המכירות. נציג המכירות הוא זה שילווה אתכם מהרגע הראשון ועד יום החתונה והתהליך כולל טעימות, סגירת הסכם ומחירים, פגישת תפריט ופגישת ספקים בשטח האירוע.
אליו תפנו את הבקשה להגשה לשולחן אחד של הסבא והסבתא של מנות ספציפיות לאנשים מבוגרים שלא נעים להם לגשת למזנונים. הוא זה שידגיש עבורכם לשף שכל המשפחה אלרגית לכוסברא. חשוב שהאדם הזה יהיה נעים ואכפתי וישתדל להענות לבקשותיכם ככל שהוא יוכל.
חשוב לוודא שנציג המכירות שלכם יהיה נוכח באירוע. זה יתרום לשקט שלכם באותו הערב ולידיעה שהכל מתנהל כפי שרציתם.

• טעם - "על טעם וריח אין להתווכח". הדרך הנכונה לדעת אם השף העומד בראש החברה יודע את המלאכה הן טעימות. לכו לטעימות רק של חברות הקייטרינג שנראות לכן במיוחד ואחרי שקיבלתם הצעת מחיר ונפגשתם לפחות פעם אחת עם נציג המכירות. הטעימות לרוב דורשות מכם ומההורים תיאומים ומאמץ וחבל לרוץ סתם לטעימות לא רלוונטיות. בטעימות לעולם לא יהיו את כל המנות בתפריט, על כן בדקו אילו מנות מעניינות אתכם במיוחד ובקשו מחברת הקייטרינג להשתדל שהן יהיו בטעימה שלכם. חשוב לטעום את "היד של השף" לרוב אם הוא יודע להכין אורז טעים מאד עם עשבי תיבול, יידע גם להכין אורז מסוג אחר.

• כמה אירועים הקייטרינג לוקח בערב אחד? אני יכולה להמליץ לפנות לחברות שלא לוקחות יותר משני אירועים בערב אחד. המשמעויות הלוגיסטיות של לקיחת יותר משני אירועים בערב לחברת קייטרינג הן עצומות. ובמידה ואתם אירוע שלישי או רביעי באותו יום חשוב לוודא שלחברת הקייטרינג היכולות לביצוע כמות זו של אירועים.
תוכלו להחתים גם את נציג החברה בהסכם על כמות אירועים מקסימלית שהחברה תיקח באותו יום כך שהדיבורים יעשו לממש.

• מקצועיות - חברת הקייטרינג, לרוב, הינה זו שתנהל עבורכם את כל החתונה והיא המרכיב הדומיננטי ביותר באירוע, ביכולתו של מנהל אירוע מנוסה יותר או פחות לגרום להצלחת הערב או לכשלונו. חשוב לוודא שלאנשים עמם אתם עובדים יש את הנסיון המתאים. האם החברה חדשה בענף? כמה אירועים כבר ביצע מנהל האירוע שלכם?
ולסיכום אציין שההבדלים המרכזיים בין חברת קייטרינג אחת לאחרת נעוצים באופן משמעותי מעבר לרמת האוכל, בעיקר ברמת ויכולות התפעול באירוע עצמו.

• גיל המלצרים ואיכותם - באופן גורף (ואנא בני נוער אל תעלבו...) למלצר בן 24 התנהלות אחרת ממלצר בן 16. בדר"כ המבוגר יותר אחראי ואכפתי יותר, מנוסה יותר, לא "מבריז" להפסקות סיגריה. וודאו שכולם דוברי עברית ושמדובר בצוות קבוע של הקייטרינג ולא חברות כ"א זמניות ומלצרים שיום נמצאים בחברה וביום השני כבר לא. השירות באירוע הוא חשוב ביותר.

• אל תחסכו בכמות המלצרים והברמנים באירוע!!! יש לקוחות שמבקשים במקום מלצר 1 ל10 מוזמנים, שיהיה באירוע מלצר 1 ל15 מוזמנים. בשביל מה צריך כל כך הרבה כוח אדם??? שואלים.
גם באירוע שכולו מזנונים (ולא אירוע בהגשה) מלצרים ניגשים לשולחנות, מציעים שתיה מהבר, מפנים שולחנות ועוטפים את האורח בפינוקים. כמות המלצרים כוללת את כח האדם שדואג למלא את המזנונים, לחדש סלטים, תוספות ומנות עיקריות ומהירות התגובה כאן היא חשובה מאד.
כמות כח האדם היא קריטית והיא שתקבע את ההנאה של אורחיכם במהלך כל הערב. לא רצוי ו/או שווה לחסוך כסף (הסכומים גם אינם משמעותיים) במקום זה.
חברת קייטרינג אשר מאפשרת " הנחה" בכמות המלצרים בדרך כלל אינה שומרת על סטנדרטים גבוהים של איכות.

• לכו לראות אירוע של הקייטרינג. אין טוב ממראה עיניים. מעבר לטעם, חשוב לבדוק באיזו מהירות המזנונים מתמלאים. כיצד האוכל מוגש, רמת הניקיון והאסטתיקה של המזנונים והמלצרים, רמת המיומנות של הברמנים, מהירות הפינוי מהשולחנות.

• לאחר שראיתם אירוע - ערכו סיכום בינכם.
האם הדברים נעשו בצורה הראויה? בואו נקווה שכן ואז כולם מרוצים.
במידה ולא, החליטו אם הללו דברים שאפשר לשפר (אז תפנו לנציג המכירות שלכם, שאלו אותו לפשרם וודאו שהם ניתנים לתיקון) או התנהלות כללית של הקייטרינג שאינה ניתנת לפתרון ואז יש לפסול את החברה.

• מנות ילדים - ערכו ספירה של כמות הילדים המקסימלית (ילד לרוב נחשב מגילאי 3-8) ובקשו הנחה מהקייטרינג על מנות אלה. זה מקובל מאד בענף. ציינו את כמות מנות הילדים בהסכם.

• מנות לצמחונים - בקשו מהקייטרינג לדאוג לכמות מסויימת של מנות של קיש אישי או מנה אחרת מכובדת לצמחונים.

• קיבלתם בונוסים מהקייטרינג? ציינו זאת בהסכם או בדף מפרט התפריט.
לעיתים גם ללא כוונת זדון, איש המכירות שלכם עשוי להתחלף (לרוב סוגרים את החתונה בין שנה לחצי שנה מראש) ואז הפרטים שאינם רשומים עשויים להעלם.
שמרו העתק של התפריט עליו סיכמתם בקלסר מיוחד ובו תייקו גם את הקבלות וההסכם עם הקייטרינג.

• הסכמים ניתנים לשינוי! אל תחתמו על הסכם שהפרטים הרשומים בו אינם לרוחכם!

• וודאו שלקייטרינג תעודת כשרות בתוקף. מעבר לנושא שמירת המסורת, כשתעמדו לקראת פתיחת תיק ברבנות ישאלו אתכם מי חברת הקייטרינג שתערוך את האירוע. אם הקייטרינג ללא תעודת כשרות עשויים שלא לאפשר לכם להתחתן.
במידה ואתם מתחתנים בחתונה אזרחית גן האירועים בו אתם מתחתנים עשוי לאבד את הכשרות שלו אם יאפשר לחברה לא כשרה להכנס.

• הפקת טבע או אירוע בבית פרטי דורשים חברות קייטרינג מאד מיומנות. עליהן להסתדר ללא מטבח כלל לרוב עם נקודת מים וחשמל בלבד. באירוע כזה הקייטרינג צריך לדאוג לכם גם להשכרה של שולחנות וכסאות, ולפריסה של הציוד בשטח, להשכרה של מאווררים וריהוט אלטרנטיבי אם תרצו.
תצטרכו לוודא נושא של מתחי חשמל, כך שהחשמל לא ייפול באירוע, גנרטור, ריסוס, תאורה או הצללה, שירותים ונקיונם, לוודא שלמשאיות הקייטרינג יש מהיכן להכנס, שהשטח ישר ואין מוקשים שאנשים עשויים ליפול בהם.
יש לבקש מהקייטרינג לדאוג להשכרה של תיבת שיקים ועגלת מתנות ולוודא מי דואג לסדרני חניה.
בקיצור התכוננו להפקה ובמידה ואתם לא לוקחים מפיק לצורך העניין ראו שיש נציג מהמשפחה (לא אתם או ההורים) שבמהלך האירוע יוודא שכל שרציתם אכן יתממש.

אל תשכחו שהחתונה היא קודם כל הערב שלכם! חשוב להקשיב לעצות מאנשי מקצוע ולמצוא את שביל הזהב איפה החלומות שלכם והפרקטיות של ההפקה משתלבים.